SERVAS ONLINE VERSION 2 - QUOI DE NEUF ?

 

David Hills, Jim Leask, Paul Nielsen Servas 1 mars 2024

 

La version 2 de Servas.org apporte quelques changements dans le fonctionnement de Servas International. Ce document a pour but de donner aux administrateurs Servas une vue d'ensemble de ces changements.

 

Organisation administrative globale

La version 2 a été un catalyseur pour une réorganisation de la structure des données de Servas International. Les organisations Servas du monde entier qui étaient auparavant appelées "Pays" sont maintenant appelées "Groupes" dans Servas.org. Ce point est discuté plus en détail ci-dessous.

Les membres

Les principes de base de l'adhésion à Servas sont les suivants :

 

• Chaque personne, âgée de 18 ans ou plus, a une adhésion individuelle (il n'y a pas d'adhésion de couple).
• Chaque membre a un email unique.
• Chaque membre fait partie d'un foyer, qui peut contenir un ou plusieurs membres. Voir la discussion sur les "Foyers" ci-dessous.
• Les membres peuvent modifier leur profil pour offrir ou supprimer l'hébergement et/ou l'hébergement de jour sans aucune intervention des administrateurs Servas.
• Les membres doivent confirmer si possible, chaque année l'exactitude des données de leur profil.

 

Chaque groupe Servas configure ses paramètres d'adhésion :

• Frais d'adhésion (le cas échéant)
• Frais de timbre électronique (eStamp), (le cas échéant)
• Date d'expiration (date unique ou renouvellement continu)
• Date de rappel du renouvellement de l’adhésion
• Délai de grâce (nombre de jours entre la date d'expiration et le moment où l'adhésion est considérée comme caduque).

Servas.org peut envoyer des emails de rappel d'adhésion. Chaque groupe Servas configure :

• les courriers électroniques envoyés (le cas échéant)
• La langue et le contenu de ces messages.  SI fournit des valeurs par défaut dans les cinq langues de base de Servas.

Si une adhésion n'est pas renouvelée dans la période de grâce fixée par le groupe, le compte du membre sera considéré comme "caduque" et l'accès à la recherche de membres sera automatiquement suspendu. Le membre désactivé sera dans le groupe Amiko.

 

La réception et le suivi des paiements de renouvellement relèvent toujours de la responsabilité du groupe.

 

Amikos

 

Les personnes qui ne sont PAS membres de Servas mais qui ont un compte sont connues sous le nom d'Amikos (le mot espéranto pour "ami"). Le but du compte Amiko est de maintenir un lien avec les candidats et les anciens membres.

 

Les comptes Amiko peuvent être créés pour les raisons suivantes :

 

• Une demande est en cours, mais le processus d'entretien et d'approbation n'est pas terminé.
• Un membre a laissé son adhésion expirer et la période de grâce est passée.
• Un compte "Amiko" a un accès très limité au système.

 

Les Amikos ont accès à leur propre profil personnel

• Les Amikos sont visibles par les autres membres du foyer auquel ils appartiennent, mais le membre Amiko sera mis en évidence pour qu'il soit clair qu'il s'agit d'un Amiko et non d'un membre.
• Les Amikos peuvent recevoir des emails du groupe, des notifications d'événements locaux, en fonction de la politique du groupe Servas local.
• Les Amikos n'ont PAS accès aux profils des autres membres
• Les Amikos ne peuvent PAS rechercher d'autres membres
• Les Amikos ne peuvent PAS voyager avec Servas ou obtenir une LOI ou un eStamp
• Amikos ne peut PAS héberger

Les autres membres ne peuvent pas interagir avec les comptes Amiko :

• Les Amikos ne seront PAS trouvés lors d'une recherche d'hôte ou de membre.
• Les Amikos ne peuvent PAS être vus par les membres en dehors de leur propre foyer.
• L'Amiko sera visible dans l'administration des membres, de sorte qu'il pourra renouveler ses adhésions ou effectuer d'autres tâches administratives.

 

Foyers

 

Chaque membre de Servas fait maintenant partie d'un foyer :

 

Un foyer est défini comme un ou plusieurs membres Servas vivant ensemble.

• Le profil de chaque membre peut être édité par les autres membres du foyer.
• Un foyer peut avoir une ou plusieurs adresses dans plusieurs pays.  Les adresses sont définies par la géographie, et non par le groupe Servas auquel le membre appartient.
• Le foyer peut inclure un nombre quelconque de non-membres, tels que des enfants.
• Le module de gestion des Foyers de Servas.org permet d'ajouter ou de retirer des membres à des Foyers existants.

 

Hébergement et recherche d'hôtes

 

Les membres peuvent spécifier s'ils fourniront un Hébergement, et/ou un Hébergement de jour (Day Host) à une ou plusieurs adresses du foyer, avec des paramètres d'hébergement différents pour chacune d'entre elles.

 

La recherche d'hôtes est basée sur la géographie et utilise le moteur Google Maps.  Elle affiche les hôtes par lieu, et non par groupe Servas auquel ils appartiennent. 

 

Les membres qui n'offrent pas d'hébergement (c'est-à-dire les voyageurs) ne sont pas affichés dans la recherche d'hôtes ; il existe un module séparé de "recherche de membres" basé sur le texte pour trouver  tous les adhérents.

 

Voyages

 

Tout membre qui souhaite voyager peut demander un Timbre électronique (eStamp). Le Timbre électronique valide automatiquement toutes les lettres d'introduction (LOI) créées par l’adhérent.  Le timbre électronique (eStamp) est rattaché à l’adhérent, et non à la lettre d'introduction.

Sur demande et après paiement des frais requis si nécessaire, les admin. eStamp délivrent des timbres électroniques pour une période d'un an au maximum. Si une adhésion devient caduque (si elle n'est pas renouvelée pendant le délai de grâce), tout timbre électronique associé à ce membre, s'il n'a pas expiré, devient inactif jusqu'à ce que l'adhésion soit renouvelée.

 

Les LOI  peuvent concerner un ou tous les membres d'un Foyer. Par exemple, une LOI pour un foyer de trois personnes peut inclure jusqu'à trois membres et donc être associée à trois timbres électroniques.

 

Les adhérents peuvent et doivent créer de nouvelles LOI pour chaque voyage, en se concentrant sur les particularités de chacun des voyages.

 

Servas.org enverra aux membres une notification par email lorsque leur eStamp est sur le point d'expirer.

 

Les timbres électroniques ne sont émis qu'à la demande d'un adhérent, ils ne sont pas émis automatiquement lors d'un renouvellement de l’adhésion.

 

Organisation mondiale de Servas International

 

Le développement de la version 2 de servas.org a été le catalyseur d’une réorganisation de la structure des données de Servas.org.     Dans la version 2 :

 

• Un résident de n'importe quel pays du monde peut maintenant rejoindre Servas, qu'il y ait ou non une organisation Servas dans son pays.
• Les groupes de membres peuvent fusionner avec un minimum de problèmes
• Les membres d'un groupe peuvent agir en tant qu'administrateurs pour d'autres groupes, apportant ainsi un soutien aux groupes en développement.

 

Dans la nouvelle organisation, il y a trois types de groupes

 

Les groupes membres : Les groupes qui ont les membres et l'administration nécessaires pour être autonomes et qui ont le droit de vote à l'Assemblée générale. Les fonctions administratives de Servas.org sont assurées par les membres administratifs de ce groupe. Un groupe membre peut inclure un ou plusieurs pays.

 

Groupes : Groupes Servas qui n'ont pas atteint les niveaux d'adhésion et d'administration nécessaires pour se qualifier en tant que Groupes Membres.  Les membres du Comité de Développement peuvent remplir certaines fonctions administratives de Servas.org si nécessaire.

 

Aires Géographiques (Zone) :  Une Aire géographique est un type de groupe qui couvre une large zone géographique, et qui inclut des pays qui n'ont pas de groupes membres ou de groupes Servas. Chaque pays de la zone est considéré comme une région de cette zone (de la même manière qu'un état ou une province est une région d'un groupe membre).  Les membres du Comité de Développement supervisent ou délèguent les fonctions administratives jusqu'à ce que les membres locaux soient en mesure de les assumer.

 

A titre d'exemple :

 

Servas Belgique et Luxembourg est un groupe membre qui compte 335 membres et dispose d'un droit de vote à l'Assemblée générale. Il gère deux pays, la Belgique et le Luxembourg.

Servas Cuba est un Groupe, avec 16 membres et aucun droit de vote (pour l'instant).

Servas Asie est une zone, qui comprend environ 33 pays.  Servas Asie compte actuellement 43 membres répartis entre l'Arménie, le Cambodge, la Mongolie, le Kazakhstan, l'Ouzbékistan et d'autres pays.  L'administration est répartie entre 13 membres, dont certains membres du Comité de Développement. Les nouvelles demandes d'adhésion sont adressées au Président du Comité de Développement.

 

Candidatures et entretiens

 

Six groupes Servas (Belgique-Luxembourg, Japon, Etats-Unis, Allemagne, Italie, Israël) continuent à utiliser leurs propres processus "externes" pour gérer les candidatures et les entretiens. Ces groupes entreront manuellement les données des nouveaux membres via le module "Candidatures".

 

Pour les autres groupes utilisant le processus "interne" soutenu par Servas.org, les changements suivants s'appliquent :

 

• Le candidat sélectionne son pays, puis remplit le formulaire de candidature en ligne. Ceci initie son profil et le place automatiquement dans le bon groupe Servas.
• Dès qu'une candidature est soumise, les candidats sont considérés comme "Amikos" et reçoivent un login pour Servas.org.  Ils ne peuvent accéder qu'à leur propre profil de foyer et ne peuvent pas voir les données des adhérents. Voir "Amikos" ci-dessus
• Candidatures multiples : deux ou plusieurs membres d'un même foyer peuvent soumettre une candidature commune, avoir un entretien et être admis en même temps.
• Sélection et notification du Référent (intervieweur) : À l'aide du module Demandes d’Adhésion, « l’Admin Adhésion » sélectionne le Référent (intervieweur) pour une demande d’adhésion particulière, et le système envoie au Référent (intervieweur) une notification par courrier électronique.
• Rapports du référent (intervieweur) : Dans le module "Mes entretiens", le Référent saisit le résultat de l'entretien, la date de l'entretien et un bref rapport (ou complète un formulaire en fonction du pays).  Ces informations peuvent également être saisies par l’Admin Adhésion.
• L'acceptation de la candidature et le paiement de la cotisation d'adhésion (si nécessaire) doivent être effectués pour devenir membre à part entière.

 

Communication

 

Une des nouveautés importantes de la version 2 est la mise en place d'un système de notifications par email et sur leur Tableau de bord, pour aider les groupes Servas à gérer les demandes d'adhésion, les renouvellements et les timbres électroniques.

 

La fonction Servas Mail et la fonction Amis de la version 1 ne sont pas implémentées.

 

Rôles et titres administratifs de Servas

 

Le nouveau système de la version 2 est administré par chaque groupe à l'aide de rôles et de titres. Les détails des rôles administratifs seront fournis séparément.