President's letter (23 Jan 2006) regarding Preparation of EGA Workshops - Spanish translation
From SI Exco News
SERVAS INTERNACIONAL - ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA, LATINA, ITALY, 2-8 de ABRIL de 2006
Preparación para los talleres de la AGe - Grupos de Trabajo Temáticos
Queridos Secretarios Nacionales, Coordinadores de Área y todos los otros delegados ante la Asamblea General extraordinaria (AGe):
Dando un nuevo gran paso hacia la AGe en Latina, les escribo para solicitarles que ayuden a crear Grupos de Trabajo o se unan a aquellos ya existentes.
Espero que ya hayan leido la Agenda de la Asamblea General extraordinaria y estén discutiéndola con los miembros de su equipo y otras personas clave. Si tiene dificultades para descargar la información disponible, puede leerla en la página www.siexco.org <http://www.siexco.org/> Por favor, manténganos al tanto de sus inconvenientes.
Como podrá ver, he logrado hacer lugar para todos los temas que ustedes propusieron para la Agenda antes de la fecha límite del 2 de octubre de 2005. No se podrá decidir sobre cada una de las recomendaciones realizadas en el tiempo del que disponemos, pero se podrá avanzar en muchos tópicos hasta por lo menos identificar los principios básicos y ponernos de acuerdo sobre ellos. Algunas decisiones deberán ser pospuestas, sin duda.
Para asegurar la eficiencia de las sesiones taller en Latina, he solicitado al Grupo de Trabajo de la Agenda (AWG) que comience ya, para ayudarme a moderar y guiar a todos los Secretarios Nacionales y otros delegados, especialmente aquellos que propusieron items de agenda, y ponerlos en contacto con otros Secretarios Nacionales que no podrán asistir, pero que también quisieran ayudar. Los detalles sobre el mandato que recibió el Grupo de Elaboración de la Agenda (AWG) puede leerse a continuación:
Durante las próximas semanas su objetivo será:
· Preparar un documento general delineando el rol de los talleres durante la AGe, guías para elaborar reportes de las sesiones de votación de la AG, y redactar las mociones para esas sesiones de votación de la AG.
· Asistir estableciendo un Grupo de Trabajo Temático para cada uno de los grupos formados. Estos Grupos de Trabajo prepararán la información prepararán los antecedentes y la documentación necesaria para la primera ronda de sesiones de talleres. Incluirán a un miembro del AWG y a quienes propusieron los items de la agenda como así también a los otros Secretarios Nacionales interesados y asistentes a la conferencia. Se contactarán via e-mail y posiblemente a través de teleconferencias. Cada grupo de trabajo considerará y reportará sobre su tema específico. Nuestro objetivo es tener esta información preparatoria lista para enviarla a los delegados antes de la AG, incluyendo la traducción de ser posible.
· Trabajen conmigo, como moderadores de la AGe, para facilitar la adopción de la agenda el Día ‘0’, y ayuden a comparar las correcciones propuestas a la agenda para su consideración por parte de la AG.
Como ya sabrán, muchos items de la Agenda requieren cambios en los Estatutos de Servas Internacional. Estos cambios serán considerados en talleres y votados como items separados de agenda por la AG. La AWG me ayudará a establecer un Grupo de Trabajo de Descripción de Roles y uno de Estatutos para la AG, de modo que podamos asegurar que los muchos cambios a los Estatutos, que adopte la AG por separado, no creen conflictos o confusión.
Por todo lo antes expresado es que solicito a cada delegado que se dedique a un Grupo de Trabajo Temático. Por favor, elijan el más importante para ustedes, y no se queden cortos en su participación. Su participación activa en un Grupo de Trabajo específico nos ayudará a poner rumbo a una AG exitosa.
Necesitamos de su aporte para asegurar el éxito en Latina. Por favor, díganos en qué Grupo de Trabajo desea participar.
En paz y amistad
Geoff Maltby
Presidente - Servas Internacional
Correspondencia relativa a la Agenda y el trabajo de los Grupos de Trabajo de la Agenda (AWG) deberá enviarse a: Gary Sealey, peacesecretary@servas.org Designador de la AWG y Moderador Interino del Programa de la Asamblea General
SERVAS INTERNACIONAL - ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA (AGe)
Latina, Italia 2 al 8 de abril de 2006
Próximos pasos para el Grupo de Trabajo de la Agenda (AWG)
Resumen
La agenda para la Asamblea General extraordinaria (AGe) ha sido publicada. El AWG ayudará a los Secretarios Nacionales y otros a preparar los items de la agenda desde este momento y hasta la conferencia. Los objetivos clave son:
- hacer arreglos para los talleres de la conferencia
- involucrar a tantos participantes de la conferencia como sea posible, y dónde sea posible buscar el aporte de los Secretarios Nacionales que no puedan asistir
- clarificar los items de la agenda de ser necesario
- distribuir el material de lectura pre-conferencia traducido
Los items de la Agenda para la AGe fueron agrupados en seis áreas temáticas:
1. Desarrollo (D), incluyendo Coordinadores de Área
2. Exco y Gobernabilidad (E), incluyendo Oficiales, Comités de SI y Comunicaciones
3. Administración Financiera (F)
4. Asamblea General (G) incluyendo Voto a Distancia
5. Listas de Anfitriones (H), incluyendo temas como calidad y seguridad de la información
6. Membresía (M), incluyendo procesos de Grupos Nacionales
Grupos de Trabajo Temáticos serán creados para trabajar los items relativos a cada uno de estos encabezados.
Además estoy solicitando establecer un Grupo de Trabajo de Descripción de Tareas y de Estatutos para tomar a su cargo la tarea de coordinar el proceso de corrección de los Estatutos. Esta tarea es necesaria, dado que algunos items de la Agenda de la AGe requerirán correcciones a los Estatutos de S.I. si son aprobados por la AGe. Cada uno de ellos será considerado por separado, tanto en talleres como cuando sean votados por la AGe. El Grupo de Trabajo de Descripción de Roles y Estatutos trabajará para garantizar que las correcciones a los Estatutos adoptadas por la AGe no creen conflictos o confusión. Anticipamos que se elegirá un Comité de Descripción de Roles y Estatutos en Latina, que continuarán su trabajo en los Estatutos una vez que finalice la conferencia y podrán llevar a cabo una revisión comprehensiva a largo plazo de los Estatutos de S.I. en su totalidad.
El mandato para el AWG en esta fase es:
1/ Preparar un documento general aplicable a todos los talleres esbozando:
- el rol de la sesión de taller
- guías para reportar a la Asamblea General sobre las conclusiones
- cómo diseñar una moción a ser votada por la Asamblea General
- Ayudarme como moderador a definir y guiar a los Grupos de Trabajo Temáticos para cada uno de las seis áreas constituidos por un miembro del AWG, quien propone el item de agenda, otros Secretarios Nacionales interesados y los asistentes a la conferencia. Reuniones via e-mail y posiblemente a través de teleconferencias se llevarán a cabo.
Mandato para los Grupos de Trabajo Temáticos:
- considerar todos los items, para asegurar un justo tratamiento
- preparar propuestas lógicas, con información de apoyo y destacando las relaciones con otras áreas de interés
- recibir y considerar todos los comentarios o cambios propuestos a los items remitidos
- preparar un borrador de la agenda para las sesiones de los talleres, incluyendo una recomendación acerca del
órden en el cuál se deberán considerar los items y las correcciones.
3/ El AWG también trabajará con Exco para facilitar el proceso de adopción de la Agenda en el Día ‘0’ de la Asamblea General.
- trabajará con Exco para estimular a los Secretarios Nacionales a involucrarse con la AGe
- responderá preguntas relativas a la agenda que el Presidente y Exco les hagan llegar
- monitoreará los comentarios a la agenda, cotejará propuestas de corrección de la agenda, asegurará que sean claras, y las enviará al correspondiente Grupo de Trabajo Temático o al Grupo Coordinador de los Estatutos
- mantendrá y publicará una lista de correcciones a la agenda para mantener la transparencia
- redactará mociones corregidas de la agenda para su consideración por la Asamblea General.
4/ Asistirá y apoyará a Exco en conjunto con consejeros legales en el caso de los items de agenda que requieran asistencia legal, especialmente las correcciones al Estatuto de S.I.
5/ Trabajará con Exco para formar un Grupo de Trabajo de Descripción de Roles y Estatutos para facilitar el proceso de corrección de los Estatutos durante la conferencia.
El mandato para el Grupo de Trabajo de Descripción de Roles y Estatutos cuando se forme será:
- reveer todas las correcciones estatutarias que se desprendan de las mociones redactadas por los Grupos de Trabajo para ser votadas por la Asamblea General
- mantener una lista de todos los cambios recomendados y aceptados a los Estatutos
- identificar aquellas correcciones que entren en conflicto con el Código Civil Suizo o las Prácticas de Contabilidad Estandard o con otras secciones de los Estatutos actuales de S.I., e identificar la necesidad de comentarios legales
- identificar toda inconsistencia, ambigüedad o duplicación creada por los cambios propuestos
- identificar las mociones que son inapropiadas como correcciones a los Estatutos
- asistir a los talleres para reformular correcciones, cuando sea posible, de modo de evitar conflictos o inconsistencias o ambigüedades
- asesorar por adelantado sobre mociones para tomar "decisiones de principios" que deberán ser votadas por la AGe para guiar las discusiones en los talleres según corresponda
- guiar el order en el que los cambios deberán ser presentados a la AGe y votados por la misma
- maintain capacity for advice and assistance in all matters relating to statute amendments and help ensure the intent of amendments gets a fair hearing.
6/ Mientras realice su trabajo, el Grupo de Trabajo de la Agenda mantendrá nexos con otros grupos de trabajo, en particular con el:
- Grupo que preparará un set de Reglas de Orden a seguir
- Grupo de Educación y Entrenamiento Día ‘0’
- Grupo de Trabajo de Descripción de Roles y Estatutos
