Estimados Secretarios Nacionales y otros delegados oficiales a la Asamblea General
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Estimados Secretarios Nacionales y otros delegados oficiales a la Asamblea General: Tengo el honor, como su Presidente de Servas Internacional, de enviarles el Programa de una página y la extensa Agenda para la Asamblea General extraordinaria a celebrarse en Latina, Italia, desde el domingo 2 de abril de 2006 por la mañana, hasta el sábado 8 de abril de 2006. Para garantizar el éxito de la Asamblea General les pido que: - lean la Agenda - se preparen para dividir su tiempo entre las sesiones de votación formales y los talleres preparatorios - nos ayuden a armar grupos de trabajo o se unan a uno ya armado A continuación mi explicación detallada de la Agenda.
Geoff Maltby
Presidente - Servas Internacional
Nota de la traductora: el mensaje original incluye la Agenda y el Programa en inglés, los cuales serán traducidos y enviados en mensaje aparte dentro de la siguiente semana. Gracias por su comprensión y apoyo.
EXPLICACION DE LA AGENDA
Luego de recibir cerca de 100 propuestas para la Agenda de los Secretario/as Nacionales y de otros oficiales antes de la fecha límite del 2 de octubre de 2005, me di cuenta de que necesitaría ayuda para acomodarlos en una Agenda práctica.
Armé un Grupo de Trabajo para la Elaboración de la Agenda compuesto por Penny Pattison (Servas Canadá), Chris Patterson (Servas Nueva Zelanda), Pramod Kumar (Servas India), Muriel Gipalou (Servas Francia), y Rami Rafaeli (Servas Israel), todos ellos asistidos por Gary Sealey (Secretario de Paz de SI quien están sirviendo como Coordinador interino del Programa de la AG extraordinaria).
Ellos merecen su agradecimiento. La responsabilidad por la aprobación y cualquier error u omisión es mía; por favor, avísenme.
Fue claro para ellos y para mí, como también lo será para ustedes: muchos de los items enviados requieren una discusión previa y talleres para clarificarlas antes de que la AG pueda decidir sobre ellos en una sesión formal de votación.
A causa de que varios Secretario/as Nacionales enviaros diferentes recomendaciones sobre items similares, me gustó la idea de clasificar esos items en grupos más amplios para talleres.
En la primer página del Programa apreciarán rápidamente que esas agrupaciones resultaron en los siguientes temas más amplios: Desarrollo (D), Exco y Gobernabilidad (E), Administración Financiera (F), Asamblea General (G), Listas de Anfitriones (H), Membresía (M) que se desarrollan a lo largo de la semana, tanto en talleres como en decisiones formales de la AG. Al permitir las discusiones en los talleres dispuestos de esta manera esperamos ahorrar tiempo. Los ayudarán a prepararse para tomar decisiones en las sesiones formales de votación de la AG extraordinaria o en Asambleas Generales por venir, o posiblemente a través del Voto a Distancia.
El Programa de una página distingue convenientemente entre los tiempos dedicados a Decisiones Formales de la AG (más de 20 casillas sombreadas en el Programa) de los talleres (alrededor de 12 casillas blancas, indicadas con la letra W).
Como pueden ver, y espero que coincidan conmigo, quise reservar su tiempo para las sesiones de toma de decisiones formales. Todas las discusiones fueron programadas para los talleres.
Algunos de los talleres planificados tienen como objeto la educación y el entrenamiento de líderes Servas, y no decisiones específicas. Otros talleres los ayudarán a prepararse para la toma de decisiones formales en la AG, al proveerlos de una ronda de discusión preliminar sobre algunos de los items de Agenda antes de que se lleve a cabo la sesión formal de votación por parte de la AG.
En consecuencia, hemos planificado dos tipos de talleres distintos, a saber:
1. Talleres no-decisionales, para educar y discutir sobre items de la Agenda que no requieren que la AG vote una decición. Dichos items no se presentarán a votación.
2. Talleres preliminares, para mantener discusiones preliminares sobre items de Agenda que requieren de una decisión por parte de la AG. En algunos casos, lo/as Secretario/as Nacionales propusieron items para ser incluidos en la Agenda para que la AG decida sobre ellos pero no en forma de mociones claras que puedan ser votadas. Los talleres ayudarán a que se elaboren las mociones sobre las cuales se decidirá en las sesiones de votación formal de la AG.
Creo que hemos respetado sus intenciones, ubicando los items en los lugares correctos de la Agenda. En caso de duda, estoy solicitando al Grupo de Trabajo de Preparación de la Agenda que se ponga a su servicio para ofrecerse a contestar consultas y dar ayuda y que me mantengan al tanto.
Para resumir, el desarrollo general de la Agenda esbozado en el Programa pretende mostrar el siguiente órden de asuntos:
Talleres para discusión o preparación de las presentaciones. Sesiones de votación formales de la AG sobre las presentaciones de los talleres o propuestas finalizadas, las cuales pueden incluir principios clara y sucintamente expresados, un esbozo de las razones que motivaron la propuesta, una estimación de beneficios y costos y otros impactos a ser considerados, y mociones concretas para ser votadas por la AG; Las sesiones de votación de la AG serán limitadas a breves preguntas de los delegados al grupo que participó del taller, para aclarar puntos específicos de su trabajo. Los delegados de la AG podrán hacer breves declaraciones de apoyo o reserva sobre las propuestas elevadas por el taller y podrán ofrecer mejorar las propuestas de modo tal que sean aceptables a los que las redactaron antes de que se lleve a cabo la votación. Proceso de Votación formal de la Asamblea General para la toma de decisiones, o Solicitud de la AG para volver a tratar un item específico en un taller para su mayor discusión antes de votar una decisión. Solicitaré a un grupo de trabajo especial que consulte y asista en el desarrollo de las Reglas de Órden. Cuando esas Reglas sean adoptadas por la AG ellas contribuirán a un acercamiento eficiente y ordenado, que respete los principios de justicia, eficiencia, y gobierno democrático de Servas.
Por favor, indiquen sus intereses tan pronto como sea posible, para ayudarnos a crear un Grupo de Trabajo o unirse a uno ya creado, y para dirigir talleres sobre items que usted a propuesto u otros. Su trabajo nos ayudará a clarificar y comprender cabalmente los items sobre los cuales la AG habrá de decidir.
El programa para los Talleres del Día Cero será remitido en forma separada, para ayudarnos a afilar nuestras aptitudes en resoluciónd e conflicto y liderazgo. También nos ayudará a ampliar nuestras capacidades como delegados, y a participar efectivamente en la AG extraordinaria. Nos equipará con experiencias y prácticas probadas en encuentros recientes y exitosos de Secretario/as Nacionales Servas: especialmente en Askov; en las Americas; en el encuentro de Pasos Alpinos Servas; y en el encuentro de Nueva Delhi de los países Asiáticos de Servas. En breve anunciaré un Grupo de Trabajo que desarrollará este programa; su ayuda en el Grupo de Trabajo Día Cero es bienvenida . Por favor, avíseme si está interesado en tomar parte en este grupo.
Cómo leer la Agenda? Encontrarán todos y cada uno de los items de Agenda enviados listados en las decisiones Formales de la AGe en el momento en que será considerada por primera vez. Los items de Agenda recomendados están codificados con una abreviatura del país de orígen, por ejemplo ITA (Italia ). Si usted recomendó actividades educativas o un taller sin solicitar una decisión asociada, probablemente encontrará su item agrupado bajo Día Cero, no junto con los items que requieren decisión de la AGe.
Se reservó algo de tiempo para las actividades sociales también. Pero recibimos un fuerte mensaje de lo/as Secretario/as Nacionales: ellos desean destinar la mayor parte de su tiempo a tratar las 100 recomendaciones que hicieron. Tratar esas propuestas es el trabajo principal y el propósito primario de esta Asamblea General extra-ordinaria. No alentamos las grandes delegaciones ni muchos "observadores". Nuestro anhelo es que cada persona que asista se dedique a trabajar.
Sin embargo, al empezar el día cero, tendremos la oportunidad de unirnos al pequeño "Grupo Hogar". Es un método probado, muy Servas, de compartir una experiencia común, disfrutando de la compañía mutua y aprendiendo de la cultura del otro en un pequeño círculo de amigos que al principio son extraños. Esperamos que los "Grupos Hogar" continuarán a lo largo de la semana.
Para mantener esta carta tan breve como sea posible, utilizaré la página web www.servas.org/siexco para mantenerlos actualizados con respecto al encuentro. Estoy ubicando allí el Reporte del Grupo de Trabajo de Preparación de la Agenda en el que se detallan los métodos usados para ayudarme a evaluar y aprobar la Agenda. Los textos completos de los items enviados por los Secretario/as Nacionales y otros oficiales para su incluisión en la Agenda ya están disponibles en la página antes nombrada.
Espero que coincidan conmigo en que esta Agenda logra los principios establecidos, a saber:
Tratar con justicia todas las sugerencias recibidas Asegurar que todos sean oidos Dar tiempo para desarrollar conceptualmente los items en discusión Focalizar la AGe en un progreso bueno, eficiente y decisivo Ayudar a desarrollar la capacidad de los Grupos Miembro en el día cero, para armarse de estrategias para un encuentro productivo Establecer principios duraderos de buenas maneras y buena comunicación en Servas. Desarrollar más y mejores líderes Servas Voluntarios en Turquía y en la Secretaría de la Conferencia Servas en Latina nos ayudarán a imprimir la Agenda y otros documentos relacionados, para que podamos dárselos cuando llegue a Latina. Estamos tratando de traducir todo el material a bajo costo. Si usted puede ayudar a traducir los documentos, su ayuda es bienvenida. También se le dará la oportunidad de aprobar la Agenda al inicio de la AGe y a realizar tachas y correcciones, si fueran necesarias, mientras la AGe progresa.
So that you get the best possible value from your Conference and from formal decision sessions of the eGA, please:
estudie la Agenda ahora, pongase en contacto con otros, para hacer de esta una excelente Asamblea General, note que no todo podrá ser tratado durante la AGe; el trabajo deberá continuar después de que dejemos Latina ayúdenos a crear los Grupos de Trabajo para cada una de las sesiones, ayúdenos a refinar la expresión de los items de la Agenda de modo que podamos avanzar en las sesiones de votación formales. Solicitaré al Grupo de Trabajo de Preparación de la Agenda que sugiera consejos y se prepare para ayudar a facilitar los siguientes pasos. Los informaremos a medida que progresemos en la labor.
Gracias por la energía y contribución dedicada a la concreción de este Programa y de la Agenda. ¡ Esperamos con ansias trabajar con ustedes hacia un magnífico y productivo encuentro de Servas Internacional en Latina !
En paz y amistad
Geoff Maltby
Presidente – Servas Internacional
Fechado 31 de diciembre de 2005
